檔案與人類文明的產生和發(fā)展相伴隨，檔案工作是維護歷史真實面貌，功在當代，利在千秋的偉大事業(yè)。檔案在人們社會活動中具有其他文獻所不能替代的作用，具有特殊的作用。特別是當今社會日新月異，各項建設如火如荼，通過對檔案的研究和發(fā)掘我們可以更好的促進社會經濟發(fā)展，使我們在工作中少走和不走彎路?！皺n案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息”。以上檔案定義雖然認識有所不同，但都認為檔案必須具有三個基本要素：形成者、查考價值、載體和多種形式。密集架檔案柜根據移動方式的不同可分為手動密集柜，電動密集柜和智能密集柜這三種。高郵檔案記錄
建立與健全電子文件的管理體制和工作職責1．電子文件是一種的檔案門類和載體，它和其他檔案一樣，應加強領導。電子文件從形式到歸檔的管理過程中，由各辦公室和檔案部門負責。2．電子文件應按制度嚴格要求，妥善管理，確保其不散失、不損毀、不失真，從而保證電子文件的完整、真實和有效利用。3．電子文件實行集中統(tǒng)一管理。檔案室要配備與業(yè)務部門兼容的計算機系統(tǒng)，使歸檔的電子文件能有效機讀。檔案人員應忠于職守，熟練地掌握計算機系統(tǒng)的使用技能，組織編制歸檔電子文件的各種檢索工具，積極主動提供服務，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。儀征檔案案例檔案編號及封面圖片信息，可準確的找到需要的資料。
檔案一般存放在哪里？
正常情況下檔案是不能由個人自己保管的，短時間內保管檔案但也不能私自拆開。并且要在規(guī)定時間內將檔案交給指定的管理檔案的部門。那么檔案一般存放在哪里呢？對于學生而言，檔案一般是放在就讀學校里面的。通常高中時期我們的檔案就已經生成了，到進入大學的時候就會交給大學的學校。畢業(yè)后檔案存放的地方可以根據自身的情況而變動，正是因為如此，所以很多人的檔案才會出現問題，出現丟失，或者是找不到的情況，有著干脆就是放自己手里。所以畢業(yè)后的人員一定要處理好自己的檔案，通常有一些幾種方式：
1、剛畢業(yè)的大學畢業(yè)生可以暫時把自己的個人檔案放在學校保管，但是學校替學生保管學籍檔案是有年份限制的，一般是兩年期限，剛畢業(yè)還沒有找到工作單位或是沒有檔案接收地點的學生可以在兩年之內放在學校保管，2年后就會自動給調到戶籍人才。2、大部分的學校都會直接將檔案寄回到生源地人才市場，或者說交給學生讓學生去放人才市場。3、已經就業(yè)的畢業(yè)生就業(yè)單位有人事檔案保管資質的話可以放在自己的就業(yè)單位，如果單位沒有保管資質就要及時托管戶籍地人才市場或單位所在地的人才中心。
面對檔案安全的新挑戰(zhàn)，檔案工作者積極發(fā)揮聰明才智，結合各自情況，從不同思路、不同角度完善檔案存儲模式。在調研過程中，我們發(fā)現了目前市場上較為先進的檔案存儲方式，而國內較大的專業(yè)檔案管理公司都使用自動化立體貨架箱式存儲模式。相較傳統(tǒng)供應商的移動密集柜存儲方式，自動化立體貨架的箱式存儲在技術和管理上有了創(chuàng)新，也更為先進和安全。高度立體貨架在存儲空間上向上延伸，既增加了檔案存儲密度，又為企事業(yè)單位進一步節(jié)省保管費用;在操作上使用機器人全自動化上下架，快速調閱，切實保障了檔案的安全;箱式存儲相對單一，兼有轉運裝具功用，不用臨時裝箱，便于緊急情況下檔案轉移，減少了檔案受損的可能性。同時，檔案存儲環(huán)境也得到改善，存儲中的紙質檔案經過超氧消毒、濕度調節(jié)，腹膜密封，做到專業(yè)存儲的“十防”設計要求：防火、防盜、防潮、防水、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染，比較大限度的延長原始檔案的壽命。如果說自管自建是1.0時代，存放檔案館或傳統(tǒng)供應商是2.0時代，那么立體貨架箱式存儲就是3.0時代。在新形勢下，檔案管理工作要創(chuàng)新化，通過不同途徑以實現檔案管理工作的規(guī)范化、標準化、科學化，提升檔案管理工作的質量和水平。檔案是由文件有條件地轉化而來的。
檔案在歷史的發(fā)展過程中是用來記載日常的生產活動，記錄人類在發(fā)展過程中與大自然融合、積極斗爭積累下來的寶貴經驗，可以為社會建設提供重要的依據和參考資料。當今社會各項建設突飛猛進，隨著我國城鎮(zhèn)化建設的不斷推進，城市的規(guī)劃建設在不斷擴大延伸，各項建設如雨后春筍拔地而起，做好各項工程的檔案管理尤為重要，檔案可以作為城市規(guī)劃、工程立項管理的有力憑證，可以避免好多重復建設，使我們的規(guī)劃更加合理。特別是科技檔案在當今科學技術一日千里，各項技術在不斷更新的時代，檔案更是作為企業(yè)現代化生產和科學管理的重要條件，在企業(yè)經營管理和提高生產效率方面發(fā)揮著重要的作用。國際檔案日作為世界檔案界一個盛大節(jié)日。金湖電子檔案
檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。高郵檔案記錄
在檔案開放利用方式上，美國和法國的國家檔案館內都設立有長久性的檔案展覽館，美國長久性展覽廳內設有專門的展柜，展示珍貴的歷史文獻《單獨宣言》、《美國法制》、《人力法案》等。而在法國的巴哈馬檔案局，有一個名為《巴哈馬歷史綱要》的長久性展覽。將檔案與歷史教育相結合，在這方面法國開創(chuàng)了歷史的先河，在國家檔案館內專門設立了中學生教育處，而目根據中學歷史課教學大綱來定期要求中學生到檔案館接受國史教育，利用專門的檔案影片、史學知識測試等方式來再現法國的歷史形象，從而培養(yǎng)中學生愛國主義情結。在檔案館開放利用時間上，日本檔案館開館時間為星期一到星期六；在加拿大，為了便于利用者隨時來館查用檔案，還專門開設了一個閱覽利用室，實行24小時的服務。高郵檔案記錄
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